Giden Öğrenciler İçin Adım Adım Rehber
A. Başvuru Öncesi Hazırlık
1) Uygunluğunu Kontrol Et
- Örgün eğitimde aktif öğrenci misin?
- GANO şartını sağlıyor musun? (Lisans/Ön lisans 2.20; Lisansüstü 2.50)
- Aynı kademede Erasmus toplam süren 12 ayı aşmıyor mu?
2) Hedefini Belirle
- Öğrenim mi yapacaksın (ders alma)?
- Staj mı yapacaksın (internship)?
- Gideceğin dönem hangi yarıyıl?
3) Partnerleri İncele
- Anlaşmalı üniversiteler tablosundan kendi bölümüne uygun üniversiteleri filtrele.
- Eğitim dili, ders kataloğu, şehir/yaşam koşulları, akademik takvim gibi detayları kontrol et.
B. Başvuru (TURNA Üzerinden)
4) TURNA Portalına Başvur
- TURNA Portalı’na giriş yap: turnaportal.ua.gov.tr
- Hareketlilik türünü seç (Study / Traineeship)
- Üniversite tercihlerini yap (öncelik sırası önemli)
5) Belgelerini Hazırla ve Yükle
Genellikle istenenler:
- Transkript (güncel)
- Kimlik/öğrenci belgesi (gerekirse)
- Staj için kabul mektubu (varsa)
- Diğer belgeler (ilanlarda belirtilir)
6) Yabancı Dil Sınavına Gir
- Üniversitenin ilan ettiği tarihte sınava gir.
- Dil puanın seçimde %50 ağırlığa sahiptir.
C. Seçim Sonuçları ve Kabul
7) Asil–Yedek Listeleri Takip Et
- Sonuçlar ilan edilir; süreleri kaçırmamak çok önemli.
- Asil listede isen “kabul/niyet beyanı” süreçlerini tamamla.
- Yedek listede isen, boş kontenjan açılırsa çağrılabilirsin.
8) Yerleştirme Sonrası Temel Kontroller
- Gideceğin üniversitenin akademik takvimi senin dönemine uygun mu?
- Ders dönemi tarihleri net mi?
- Vize sürecini yetiştirebilecek misin?
D. Gitmeden Önce (En Kritik Aşama)
9) OLA (EWP) Üzerinden Learning Agreement Hazırla
Kilis 7 Aralık Üniversitesi’nde tüm ders seçimleri EWP üzerinden OLA ile yapılır.
- Host üniversitenin ders kataloğundan derslerini seç.
- Genellikle 30 AKTS/yarıyıl hedeflenir.
- Bölüm koordinatörün ve kurum koordinatörlüğü onaylar.
- Host üniversite de onayladığında LA tamamlanır.
✅ Altın kural: OLA onayı olmadan ders seçimi “tam güvenceye” alınmış sayılmaz.
10) Hibe Sözleşmesi ve Ödeme Planı
- Erasmus ofisi ile hibe sözleşmeni imzala.
- Hibenin %80’i hareketlilik öncesinde, %20’si dönüş sonrası ödenir.
- Banka hesabı bilgilerini doğru verdiğinden emin ol.
11) Kabul Mektubu (Acceptance Letter)
- Host üniversiteden kabul mektubunu al ve kontrol et: tarih, isim, süre.
12) Vize – Sigorta – Konaklama
- Konsolosluk randevunu erken al.
- Kabul mektubu, hibe sözleşmesi, konaklama bilgisi ve sigorta gibi belgeleri hazırla.
- Sigortanın tüm hareketlilik süreni kapsadığından emin ol.
13) Ulaşım ve Hazırlık Checklist’i
- Pasaport geçerlilik süresi
- Uçak bileti / ulaşım
- Acil durum iletişim bilgileri
- Host üniversitenin oryantasyon bilgileri
- Yanına alman gereken belgeler (LA, kabul mektubu vb.)
E. Hareketlilik Sırasında (Yurt Dışındayken)
14) Varış İşlemleri
- Host üniversitenin oryantasyonuna katıl.
- Gerekirse ikamet izni sürecini başlat.
- Konaklama ve kayıt işlemlerini tamamla.
15) Ders Değişikliği Gerekiyorsa: OLA “During the Mobility”
Ders açılmaması veya çakışma olursa:
- OLA’da During the Mobility bölümünden değişiklik yap.
- Tüm tarafların tekrar onaylaması gerekir.
- Onay olmadan ders değişikliği tanınma riskini artırır.
16) Akademik Süreç Yönetimi
- Devam zorunluluklarına uy.
- Sınav tarihlerini kaçırma.
- Host üniversite ile iletişimi düzenli sürdür.
F. Dönüş Öncesi ve Dönüş Sonrası (Kapanış Aşaması)
17) Dönüş Öncesi Alınacak Belgeler
Host üniversiteden şunları almayı unutma:
- Certificate of Attendance (katılım belgesi – giriş/çıkış tarihli)
- Transcript of Records (not dökümü)
- Staj ise: Traineeship Certificate / Evaluation belgeleri
18) Dönüşte Ofise Teslim ve Son Ödeme
- İstenen belgeleri Erasmus Ofisine teslim et.
- Nihai rapor/anket süreçlerini tamamla (varsa çevrim içi).
- Kalan %20 hibe süreç tamamlanınca ödenir.
19) Akademik Tanınma ve Not İşleme
- OLA’ya uygun tamamlanan dersler için tanınma yapılır.
- AKTS aktarımı ve not dönüşümü uygulanır.
- Derslerin transkriptine işlenmesiyle süreç kapanır.
G. Sık Yapılan Hatalar (Mutlaka Kaçın!)
- OLA onayı tamamlanmadan gitmek
- Ders değişikliğini OLA’da güncellememek
- Belgeleri dönüşte geç teslim etmek
- Vize randevusunu geç almak
- Sigortayı eksik kapsamla yaptırmak
H. Yardım ve İletişim
Bu süreçte her aşamada sorunuz olduğunda Erasmus Ofisi ile iletişime geçebilirsiniz:
📧 erasmus@kilis.edu.tr
📞 +90 (348) 814 26 66 / Dahili: 1050
