Erasmus kapsamındaki tüm işlemler ve süreçler, üniversitemizin genel iç kontrol sistemi ile entegre bir şekilde yürütülmektedir. İç kontrol, kurum içi işleyişin kanun, yönetmelik ve belirlenmiş politikalara uygunluğunu güvence altına alan; aynı zamanda kaynakların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını hedefleyen bir yönetim sistemidir. Uluslararası İlişkiler Ofisi özelinde, Erasmus süreçlerinin her adımı için uygun kontrol mekanizmaları tanımlanmış ve uygulanmaktadır.
Öncelikle, Erasmus programıyla ilgili tüm prosedürler ve iş akışları yazılı hale getirilmiştir. Öğrenci ve personel seçim süreçleri, hibe tahsis kriterleri, anlaşma onay süreçleri gibi kritik faaliyetler için detaylı iş akışı şemaları ve kılavuzlar hazırlanmıştır. Bu dokümanlar, sürece dahil olan tüm personelin rollerini ve sorumluluklarını netleştirir (örneğin, fakülte/bölüm koordinatörlerinin görevleri, Erasmus ofisi çalışanlarının yapacağı kontroller, üst yönetimin onay noktaları). Böylece faaliyetlerin standartlara uygun ve tutarlı biçimde gerçekleştirilmesi sağlanır.
İç kontrol kapsamında, görev ayrımı ilkesine özellikle dikkat edilir. Karar alma ve onaylama süreçlerinde birden fazla kişinin ve kurulun rol alması sağlanarak olası hata veya usulsüzlük riskleri minimize edilir. Örneğin, bir öğrencinin Erasmus’a seçilmesi sürecinde başvurular önce bölüm/fakülte komisyonlarınca değerlendirilir, ardından Erasmus Kurum Koordinatörlüğü bünyesindeki merkezi komisyon tarafından puan kontrolleri yapılır ve nihai onay verilir. Bu çok kademeli yapı, sürecin adil ve denetlenebilir olmasını temin eder.
Üniversitemiz düzenli olarak iç denetim faaliyetleri yürütmektedir. Denetim birimleri, Erasmus+ süreçlerinin belirlenen kural ve standartlara uygun işleyip işlemediğini periyodik aralıklarla kontrol eder. Örneğin, hibe dağıtımında finansal kurallara uyulup uyulmadığı, seçim süreçlerinde şeffaflık ilkesine riayet edilip edilmediği gibi konular denetime tabi tutulur. İç denetim sonuçları raporlanarak üst yönetime sunulur. Bu raporlarda tespit edilen herhangi bir eksik veya risk unsuru varsa, ilgili birimler derhal uyarılır ve düzeltici önlemler alınır. Denetim sonrası, tespit edilen bulgulara yönelik iyileştirme eylemleri ayrıca takip edilir (PUKÖ döngüsünün “Kontrol” ve “Önlem” adımları ile de entegre şekilde).
İç kontrol sistemimizin bir diğer boyutu da risk yönetimi ve sürekli gözetimdir. Erasmus programı kapsamındaki önemli risk alanları (örneğin, anlaşma sürelerinin yenilenmemesi riski, vize sorunları, bütçe yetersizliği, hibe usulsüzlüğü riski gibi) önceden belirlenerek bu risklere karşı alınacak önlemler planlanmıştır. İç kontrol planlarında, her risk için sorumlu kişiler ve izleme metotları tanımlanmıştır. Ayrıca, üniversitemizin Kalite Komisyonu ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı gibi ilgili birimleri de uluslararasılaşma süreçlerine dair göstergeleri (ör. gelen/giden öğrenci sayıları, memnuniyet seviyeleri) düzenli olarak izler ve değerlendirmeye tabi tutar.
Kurum içi kontrol ve denetim mekanizmalarımıza paydaşların katılımı da sağlanmaktadır. Erasmus sürecine dahil olan bölüm koordinatörleri, öğrenci temsilcileri ve idari personel, süreçlerin iyileştirilmesine yönelik değerlendirme toplantılarına davet edilir. Bu sayede, uygulamada yaşanan sorunlar ilk elden tespit edilip çözüm önerileri alınır; iç kontrol sistemi yaşayan bir yapıda tutulur.
Sonuç olarak, iç kontrol uygulamalarımız üniversitemizin hesap verebilirlik ve güvenilirlik kültürünü Erasmus alanında da hakim kılmaktadır. Tüm işlemlerin kayıt altına alınması, çift kontrol prensibiyle yürütülmesi ve gerektiğinde geriye dönük izlenebilir olması sayesinde, Erasmus+ programını en yüksek dürüstlük standartlarıyla yönetiyoruz. Bu durum hem ulusal/uluslararası denetimlerde üniversitemizin başarısını artırmakta hem de öğrenci ve personelimizin gözünde kurumsal güveni sağlamlaştırmaktadır.