🛡️ İç Kontrol Nedir?

İç kontrol, kurum içi işleyişin kanun, yönetmelik ve belirlenmiş politikalara uygunluğunu güvence altına alan; aynı zamanda kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını hedefleyen bir yönetim sistemidir. Uluslararası İlişkiler Ofisi özelinde, Erasmus süreçlerinin her adımı için uygun kontrol mekanizmaları tanımlanmış ve uygulanmaktadır.

📋 Yazılı Süreçler ve Roller

Erasmus programıyla ilgili tüm prosedürler ve iş akışları yazılı hâle getirilmiştir. Öğrenci ve personel seçimi, hibe tahsis kriterleri ve anlaşma onayı gibi kritik faaliyetler için detaylı iş akışı şemaları ve kılavuzlar hazırlanmıştır. Bu dokümanlar; fakülte/bölüm koordinatörlerinin görevleri, Erasmus ofisi çalışanlarının yapacağı kontroller ve üst yönetimin onay noktaları dâhil olmak üzere tüm personelin rol ve sorumluluklarını netleştirir. Böylece faaliyetler standartlara uygun ve tutarlı biçimde gerçekleştirilir.

🔀 Görev Ayrımı ve Çok Kademeli Onay

Karar alma ve onaylama süreçlerinde birden fazla kişi ve birim rol alarak olası hata veya usulsüzlük riskleri en aza indirilir. Örneğin bir öğrencinin Erasmus’a seçilmesi süreci şu adımlardan geçer:

Bu çok kademeli yapı, sürecin adil ve denetlenebilir olmasını temin eder.

🔍 İç Denetim

Erasmus+ süreçleri iki düzeyde izlenir ve denetlenir. (1) Türkiye Ulusal Ajansı, hibe sözleşmesi kapsamında ara ve nihai raporları ile Beneficiary Module kayıtlarını inceler; gerektiğinde masa başı veya yerinde kontrol yapar. (2) Kurum içinde hibe ödemeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı aracılığıyla mali mevzuata uygun olarak yapılır; Ofis, risklerini ve kontrol faaliyetlerini yılda bir gözden geçirir. Ofis düzeyindeki izleme sonuçları Ofis Yönetim Kurulu toplantılarında görüşülür ve tutanağa bağlanır; tespit edilen eksiklikler Birim İyileştirme Eylem Planına işlenir ve PUKÖ döngüsünün “Kontrol Et” ve “Önlem Al” adımlarıyla izlenir.

📎 Kanıt Eşlemesi

Bu sayfadaki ifadelerin dayandığı belgeler aşağıda gösterilmiştir. Henüz tamamlanmamış kanıtlar açıkça belirtilmiştir.

⚠️ Risk Yönetimi ve Sürekli Gözetim

Erasmus programı kapsamındaki önemli risk alanları önceden belirlenmiş ve bunlara karşı önlemler planlanmıştır. İç kontrol planlarında her risk için sorumlu kişiler ve izleme metotları tanımlıdır. Kalite Komisyonu ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı gibi birimler, uluslararasılaşma göstergelerini (ör. gelen/giden öğrenci sayıları, memnuniyet seviyeleri) düzenli olarak izler.

• Anlaşma sürelerinin yenilenmemesi
• Vize sorunları
• Bütçe yetersizliği
• Hibe usulsüzlüğü

👥 Paydaş Katılımı

Kontrol ve denetim mekanizmalarına paydaşların katılımı sağlanır. Bölüm koordinatörleri, öğrenci temsilcileri ve idari personel, süreçlerin iyileştirilmesine yönelik değerlendirme toplantılarına davet edilir. Böylece uygulamada yaşanan sorunlar ilk elden tespit edilip çözüm önerileri alınır ve iç kontrol sistemi yaşayan bir yapıda tutulur.

✅ Sonuç

İç kontrol uygulamalarımız, üniversitemizin hesap verebilirlik ve güvenilirlik kültürünü Erasmus alanında da hâkim kılar. Tüm işlemlerin kayıt altına alınması, çift kontrol prensibiyle yürütülmesi ve geriye dönük izlenebilir olması sayesinde program en yüksek dürüstlük standartlarıyla yönetilir. Bu durum hem ulusal/uluslararası denetimlerdeki başarımızı artırır hem de öğrenci ve personelimizin gözünde kurumsal güveni sağlamlaştırır.

🖥️ Erasmus Öğrenci Akış Takip Sistemi

Öğrenci hareketliliğinin başvurudan dosya kapanışına kadar tüm adımları, Erasmus+ Kurum Koordinatörü Öğr. Gör. Dr. İmren BAYIL tarafından ofis için geliştirilen Erasmus Öğrenci Akış Takip Sistemi ile izlenir. Sistem 2024, 2025 ve 2026 proje dönemlerini kapsar; Ekim 2026 itibarıyla 64 öğrenci kaydı (2024 projesi: 17 öğrenci (projenin 27 katılımcısının öğrenci kısmı), %100 ödendi; 2025 projesi: 2026–27 Güz döneminde 26 öğrenci devam ediyor) bulunmaktadır.

Altı aşamalı süreç: Vize Öncesi Hazırlık → Vize Başvurusu → Vize Alındı → Gidişe Hazır (Mali & Sözleşme) → Hareketlilik Sürüyor → Dönüş & Dosya Kapanışı.

• Evrak kontrol listesi: her aşamada hangi belgenin dosyada olması gerektiği tanımlıdır (gidiş dosyası 17 madde; toplam 40+ madde); eksik evrak panelde otomatik listelenir ve öğrenciye Eksik Evrak Bildirimi üretilir.
• Hibe hesabı: Ulusal Ajans tarifesi (ülke grubu, öğrenim/staj), 30/360 gün yöntemi, %80/%20 taksitlendirme, dahil edilme ve seyahat destekleri; her öğrenci için Hibe Hesaplama Dökümü.
• Mali belge üretimi: Hibe Sözleşmesi, Harcama Talimatı, Hesap Bilgileri Çizelgesi, Evrak Kontrol Belgesi (Ön Mali Kontrol), Geçici Görev Yolluğu Bildirimi — tek tıkla Word/Excel/PDF.
• Bütçe izleme: proje bazında taahhüt, ödenen ve kalan tutar; Beneficiary Module giriş kontrolü.
• Takvim uyarıları: gidişe 30 gün kala vize/evrak eksikleri, dönüş belgeleri ve nihai rapor hatırlatmaları.
• Veri güvenliği: sistem çevrim dışı çalışır, veri dışarı gönderilmez; düzenli JSON yedekleri ofisin erişimi kısıtlı bulut arşivinde saklanır. Öğrenci dosyaları proje yılı ve öğrenci bazında aynı arşivde tutulur.

Ekran görüntüleri kişisel veri içermeyecek şekilde kırpılmıştır.