Erasmus kapsamındaki tüm işlem ve süreçler, üniversitemizin genel iç kontrol sistemi ile entegre yürütülür. İç kontrol; işleyişin mevzuata uygunluğunu güvence altına alan, kaynakların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını hedefleyen bir yönetim sistemidir.
İç kontrol, kurum içi işleyişin kanun, yönetmelik ve belirlenmiş politikalara uygunluğunu güvence altına alan; aynı zamanda kaynakların etkin ve verimli kullanılmasını hedefleyen bir yönetim sistemidir. Uluslararası İlişkiler Ofisi özelinde, Erasmus süreçlerinin her adımı için uygun kontrol mekanizmaları tanımlanmış ve uygulanmaktadır.
Erasmus programıyla ilgili tüm prosedürler ve iş akışları yazılı hâle getirilmiştir. Öğrenci ve personel seçimi, hibe tahsis kriterleri ve anlaşma onayı gibi kritik faaliyetler için detaylı iş akışı şemaları ve kılavuzlar hazırlanmıştır. Bu dokümanlar; fakülte/bölüm koordinatörlerinin görevleri, Erasmus ofisi çalışanlarının yapacağı kontroller ve üst yönetimin onay noktaları dâhil olmak üzere tüm personelin rol ve sorumluluklarını netleştirir. Böylece faaliyetler standartlara uygun ve tutarlı biçimde gerçekleştirilir.
Karar alma ve onaylama süreçlerinde birden fazla kişi ve kurul rol alarak olası hata veya usulsüzlük riskleri en aza indirilir. Örneğin bir öğrencinin Erasmus'a seçilmesi süreci şu kademelerden geçer:
Bu çok kademeli yapı, sürecin adil ve denetlenebilir olmasını temin eder.
Üniversitemiz düzenli iç denetim faaliyetleri yürütür. Denetim birimleri, Erasmus+ süreçlerinin belirlenen kural ve standartlara uygun işleyip işlemediğini periyodik olarak kontrol eder; hibe dağıtımında finansal kurallara uyum ve seçim süreçlerinde şeffaflık gibi konular denetime tabi tutulur. Sonuçlar raporlanarak üst yönetime sunulur; tespit edilen eksik veya riskler için ilgili birimler uyarılır ve düzeltici önlemler alınır. İyileştirme eylemleri, PUKÖ döngüsünün "Kontrol" ve "Önlem" adımlarıyla entegre şekilde takip edilir.
Erasmus programı kapsamındaki önemli risk alanları önceden belirlenmiş ve bunlara karşı önlemler planlanmıştır. İç kontrol planlarında her risk için sorumlu kişiler ve izleme metotları tanımlıdır. Kalite Komisyonu ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı gibi birimler, uluslararasılaşma göstergelerini (ör. gelen/giden öğrenci sayıları, memnuniyet seviyeleri) düzenli olarak izler.
Kontrol ve denetim mekanizmalarına paydaşların katılımı sağlanır. Bölüm koordinatörleri, öğrenci temsilcileri ve idari personel, süreçlerin iyileştirilmesine yönelik değerlendirme toplantılarına davet edilir. Böylece uygulamada yaşanan sorunlar ilk elden tespit edilip çözüm önerileri alınır ve iç kontrol sistemi yaşayan bir yapıda tutulur.
İç kontrol uygulamalarımız, üniversitemizin hesap verebilirlik ve güvenilirlik kültürünü Erasmus alanında da hâkim kılar. Tüm işlemlerin kayıt altına alınması, çift kontrol prensibiyle yürütülmesi ve geriye dönük izlenebilir olması sayesinde program en yüksek dürüstlük standartlarıyla yönetilir. Bu durum hem ulusal/uluslararası denetimlerdeki başarımızı artırır hem de öğrenci ve personelimizin gözünde kurumsal güveni sağlamlaştırır.