Erasmus Ofisi

Hızlı Bağlantı
e-Hizmetler
Kilis 7 Aralık e-Posta
Öğrenci İşleri Otomasyonu
Transkript Belgesi
Kilis 7 Aralık Üniversitesi
Akademik Takvim
Etkinlikler
Üniversite Evi
RİMER
Kilis 7 Aralık Üniversitesi
Hızlı Erişim

Erasmus Ofisi

Uluslararası İlişkiler Ofisi İş Akış Şeması

🔄

Uluslararası İlişkiler Ofisi — İş Akış Şeması

Erasmus Öğrenci Değişim Programını kazanan adayların başvurusu ile kazandıkları üniversiteye gitmeleri için evraklarının hazırlanması arasındaki süreci tanımlar.

Sorumlu birimUluslararası İlişkiler Ofisiiş akış sahibi
Toplam süre33 günuçtan uca
İş akış adımı14sorumlu · doküman · süre
Paydaş4birim ve öğrenciler

👥 Sorumlular ve Paydaşlar

İş Akış Sorumluları

  • Erasmus Kurum Koordinatörü
  • Erasmus Ofis Personeli
  • Uluslararası İlişkiler Koordinatörü
  • Rektör Yardımcısı

Paydaşlar

  • Strateji Daire Başkanlığı
  • Yabancı Diller Yüksekokulu
  • Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
  • Başvuran Öğrenciler

📥 Girdiler ve 📤 Çıktılar

Girdiler

  • Öğrencilerin Erasmus Yabancı Dil sınavına girebilmek için gerekli belgelerle e-devlet üzerinden online kaydı
  • Erasmus Başvuru Takvimi

Çıktılar

  • Öğrencilerin Erasmus yabancı dil sınav sonuçları
  • Başarılı öğrencilerin kontenjana göre asil/yedek belirlenmesi
  • Asil öğrencilerin gidecekleri üniversitelere ön kayıtlarının yapılması

⚖️ İlgili Yasa ve Yönetmelikler

  • ERASMUS+ Yükseköğretim Kurumları İçin El Kitabı
  • Kilis 7 Aralık Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi Kuruluş, İşleyiş ve Görev Yönergesi

📋 İş Akış Adımları (Sorumlu · Faaliyet · Doküman · Süre)

Sorumlu Faaliyet İlgili Doküman Süre
Başvuran Öğrenciler Ofis tarafından istenen belgelerle, belirlenmiş başvuru tarihleri arasında e-devlet portalı üzerinden Erasmus Dil Sınavına başvuru yapar. Transkript 15 gün
Yabancı Diller Yüksekokulu Erasmus Başvuru Takviminde belirlenmiş günde öğrencileri sınava alır. Sınav Kitapçığı, Optik Cevap Kâğıdı 1 gün
Yabancı Diller Yüksekokulu Sınav sonuçlarını ofise bildirir. Üst Yazı ve Sınav Sonuçları Listesi 2 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Kontenjanları göz önünde bulundurarak asil ve yedek listeyi oluşturur ve web sitesinde yayınlar. Sınav Sonuçları Asil/Yedek Liste 2 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Asil/Yedek listeyi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderir. Üst Yazı ve Asil/Yedek Liste 1 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Asil ve yedek öğrenciler için bilgilendirme toplantısı yapar. — 1 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Her öğrenci için gideceği üniversiteye, başvuru süreleri dâhilinde online kayıt yapar. Öğrenci Bilgi Formu 2 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Gidilecek ülkenin konsolosluğuna vize için resmî yazı gönderir. Üst Yazı 1 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Vizeyi alan öğrenciler için hibe sözleşmesi hazırlar. Hibe Sözleşmesi 1 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Toplam hibenin %80'inin ödenmesi için Strateji Daire Başkanlığına ödeme emri gönderir. Üst yazı ve ödeme dokümanları, ERASMUS+ El Kitabı 1 gün
Strateji Daire Başkanlığı Toplam hibenin %80'ini öder. Üst yazı ve ödeme dokümanları, ERASMUS+ El Kitabı 2 gün
Uluslararası İlişkiler Ofisi Kalan %20'lik hibenin ödenmesi için Strateji Daire Başkanlığına ödeme emri gönderir. Üst yazı ve ödeme dokümanları, ERASMUS+ El Kitabı 1 gün
Strateji Daire Başkanlığı Kalan %20'lik hibeyi öder. Üst yazı ve ödeme dokümanları, ERASMUS+ El Kitabı 2 gün
Öğrenci Sistem üzerinden nihai rapor formunu doldurup yükler. — 1 gün
TOPLAM SÜRE 33 gün

🧭 Alt Süreç Akışları

🎓 Hak Kazanan Öğrencinin Başvuru Süreci

Karşı üniversiteye asıl kazananların ön başvurusu yapılır.
İstenen belgeler öğrenci ve bölüm koordinatörü tarafından hazırlanıp karşı üniversiteye sistem/e-posta ile gönderilir.
Kaydı kabul edilen ve davet mektubu gelen öğrenci için konsolosluğa "hibe almaya hak kazandığına" dair üst yazı gönderilir.
Vizeyi alan öğrenci belgeleri teslim eder; hibe sözleşmesi yapılır.
Hak edilen hibenin %80'i öğrencinin hesabına aktarılır.
BİTİŞ

↩️ Dönüş Sonrası Süreç

Öğrenci yurt dışından döner.
Katılım sertifikası dâhil tüm evrakları en geç 1 ay içinde ofise teslim eder.
Derslerini saydırdığına dair yönetim kurulu kararını ofise teslim eder.
Sistem üzerinden nihai raporu tamamlar.
Ofis, kalan %20 ödeme için Strateji Daire Başkanlığına ödeme emri gönderir.
Strateji Daire Başkanlığının ödemeyi yapmasıyla süreç sonlanır.

🗓️ Öğrenci Gittikten Sonraki Süreç (Dönem Uzatma / Ders Değişikliği)

Dönem uzatmak isteyen öğrenci ofise bilgi verir ve onay bekler.Onay verilmezse → süreç sonlanır (Bitiş).
Ders değişikliği yapmak isteyen öğrenci bölümüne danışır.
Kurum Erasmus ofisleri ve bölümlerin onayı alındıktan sonra bahar dönemi için "Learning Agreement for Studies" ve gerekli belgeler hazırlanıp ofislere teslim edilir. Ders değişiklik formu en geç 1 ay içinde ofise ulaştırılmalıdır.
Öğrenci bahar dönemi için aldığı vizeyi ofise bildirir; yeni dönem için sözleşme imzalanır.
Gerekli hibe ödemesi yapılır.
BİTİŞ

⚠️ Süreç Riskleri

  • Karşı kurumun başvuru sürelerinin kaçırılması
  • Hibenin kuruma geç yatması → öğrenciye ödeme yapılamaması
  • Asil öğrencinin vize alamaması; yedeklerin süresinin geçmiş olması
  • Hibe tutarının eksik/fazla yatırılması
  • Erken dönüşte iade tutarının geciktirilmesi/ödenmemesi
  • Öğrencinin faaliyete katılmaması veya dönmemesi
  • Savaş/pandemi gibi olağanüstü durumlarda dönememe
  • Derslerin tanınmaması/yanlış eşleştirilmesi

🎯 Performans Göstergeleri

  • Farklı bir kültürde eğitim alan öğrenci sayısını artırma
  • Kültürlerarası etkileşimle kültürel zekâsını geliştiren öğrenci sayısını artırma
  • Yabancı dili gelişmiş öğrenci sayısını artırma
  • Lisans sonrası lisansüstü eğitim için önceki ülkedeki bağlantılar sayesinde eğitim görme imkânı
  • Kullanılan toplam hibe miktarında artış, iade edilen hibede azalma
  • Bir önceki yıla göre daha fazla öğrencinin faaliyete katılmaya hak kazanması
📎 İş akış şemasının tam çizim hâline (renkli akış diyagramları dâhil) bu sayfanın altındaki Dokümanlar bölümündeki PDF'ten erişebilirsiniz.

Dokümanlar

Döküman İsmi İndir
ULUŞLARARASI İLİŞKİLER İŞ AKIŞ ŞEMASI.pdf