Erasmus faaliyetlerinin etkili ve zamanında yürütülebilmesi için iş takvimi ve iş planları kritik öneme sahiptir. Uluslararası İlişkiler Ofisimiz, her akademik yıl başında ilgili yılın Erasmus+ iş takvimini detaylı bir şekilde oluşturur ve ilgili tüm birimlerle paylaşır. Bu takvim, üniversitemizin akademik takvimiyle uyumlu olacak şekilde planlanır ve yıl içerisindeki kilit faaliyetlerin zamanlamasını içerir.
İş takvimimizde, başvuru çağrılarının ilanı, öğrenci ve personel başvuru son tarihleri, seçim komisyonu toplantı tarihleri, sonuçların açıklanması, oryantasyon eğitimleri gibi öğrenci ve personel hareketliliğine ilişkin kritik tarihler açıkça belirtilir. Örneğin, güz dönemi öğrenci öğrenim hareketliliği için başvuruların her yıl Mart ayı içinde alınacağı, seçim sonuçlarının Nisan ayında ilan edileceği, seçilen öğrenciler için Haziran ayında oryantasyon düzenleneceği ve giden öğrencilerin Eylül başında hareketliliklerine başlayacağı gibi bilgiler takvimde yer alır. Benzer şekilde, personel ders verme/eğitim alma hareketlilikleri için başvuru ve değerlendirme dönemleri, yabancı ortak kurumlarla anlaşmaların yenilenme zamanları, varsa konsorsiyum toplantıları veya uluslararası proje etkinlikleri gibi aktiviteler de plana dahil edilir.
Erasmus iş planları, takvimde belirtilen bu önemli tarihlerin gerçekleştirilmesi için gereken adımları ve sorumluları tanımlar. Her bir faaliyet için “hazırlık”, “uygulama” ve “izleme” aşamalarında kimlerin görev alacağı ve neler yapacağı iş planlarında ayrıntılandırılır. Örneğin, “Öğrenci Hareketliliği Başvuru Duyurusu” faaliyeti için iş planında; duyuru metninin hazırlanması (sorumlu: Erasmus ofisi), web sitesine ve panolara asılması (sorumlu: Kurumsal İletişim birimi), bölüm koordinatörlerine bilgilendirme e-postasının atılması (sorumlu: Erasmus ofisi) gibi alt adımlar bulunur ve bunların tamamlanması gereken tarihler belirtilir. Bu düzeyde bir planlama, herhangi bir faaliyetin aksama riskini azaltır.
Oluşturulan takvim ve planlar, şeffaflık ilkesiyle, ilgili tüm paydaşlarla paylaşılır. Fakültelere/Enstitülere, Erasmus bölüm koordinatörlerine ve idari birimlere resmi yazı veya e-posta yoluyla iletilir; ayrıca web sitemizde uygun bir bölümde (ör. “İş Planı” sekmesi altında) yayınlanır. Böylece öğrenciler, akademisyenler ve idari personel kendi rollerine ilişkin takvimde neler olacağını önceden görüp hazırlık yapabilirler. Örneğin, bir öğrenci başvuruların ne zaman başlayıp biteceğini, bir bölüm koordinatörü seçim toplantısının hangi hafta olacağını veya bir muhasebe personeli hibe ödemelerinin hangi ayda yapılacağını bilir.
İş planlarımız dinamik bir yapıya sahiptir; yıl içinde ortaya çıkabilecek beklenmedik durumlara (ör. pandemi, yeni hibe fırsatları, vize gecikmeleri vb.) göre güncellenebilir. Ofisimiz, planların uygulanma durumunu aylık periyotlarla gözden geçirir. Eğer planlanmış tarihlerde sapma ya da gecikme varsa bunun sebepleri analiz edilir ve gerekiyorsa telafi edici önlemler alınır (takvim revizyonu, ek personel desteği, hatırlatma yazıları gönderme gibi). Bu şekilde, planlama bir kontrol ve önlem mekanizmasıyla desteklenmiş olur.
Sonuç olarak, iyi tanımlanmış bir iş takvimi ve detaylı iş planları, Erasmus+ programı kapsamındaki faaliyetlerin düzgün, verimli ve hesaplı şekilde yürütülmesinin temelini oluşturur. Planlı çalışma, hem ofis çalışanlarımızın iş yükünü dengeler hem de öğrencilerimiz ve personelimiz için belirsizlikleri ortadan kaldırır. Kilis 7 Aralık Üniversitesi, bu proaktif planlama anlayışıyla Erasmus süreçlerinde sürekliliği ve kaliteyi güvence altına almaktadır.