Erasmus faaliyetlerinin etkili ve zamanında yürütülmesi için Uluslararası İlişkiler Ofisi, her akademik yıl başında ilgili yılın Erasmus+ iş takvimini üniversitenin akademik takvimiyle uyumlu olarak oluşturur ve tüm birimlerle paylaşır.
Takvim, yıl içindeki kilit faaliyetlerin zamanlamasını içerir: başvuru çağrılarının ilanı, öğrenci ve personel başvuru son tarihleri, seçim komisyonu toplantıları, sonuçların açıklanması ve oryantasyon eğitimleri gibi kritik tarihler açıkça belirtilir. Personel ders verme/eğitim alma hareketlilikleri, ortak kurumlarla anlaşma yenileme zamanları, konsorsiyum toplantıları ve uluslararası proje etkinlikleri de plana dâhil edilir.
İş planları, takvimdeki tarihlerin gerçekleştirilmesi için gereken adımları ve sorumluları tanımlar. Her faaliyet üç aşamada ele alınır:
Her alt adımın tamamlanması gereken tarih belirtilir; bu düzeyde planlama faaliyetlerde aksama riskini azaltır.
Takvim ve planlar, şeffaflık ilkesiyle tüm paydaşlarla paylaşılır: fakülte/enstitülere, Erasmus bölüm koordinatörlerine ve idari birimlere resmî yazı veya e-posta ile iletilir ve web sitesinde uygun bir bölümde yayımlanır. Böylece öğrenciler başvuruların ne zaman başlayıp biteceğini, koordinatörler seçim toplantısının hangi hafta olacağını, muhasebe personeli hibe ödemelerinin hangi ayda yapılacağını önceden görüp hazırlanabilir.
İş planları dinamiktir; yıl içinde ortaya çıkabilecek beklenmedik durumlara (pandemi, yeni hibe fırsatları, vize gecikmeleri vb.) göre güncellenebilir. Ofis, planların uygulanma durumunu aylık periyotlarla gözden geçirir; planlanan tarihlerde sapma varsa sebepleri analiz edilir ve telafi edici önlemler (takvim revizyonu, ek personel desteği, hatırlatma yazıları) alınır. Böylece planlama bir kontrol ve önlem mekanizmasıyla desteklenir.
İyi tanımlanmış bir iş takvimi ve detaylı iş planları, Erasmus+ faaliyetlerinin düzgün, verimli ve hesaplı yürütülmesinin temelini oluşturur. Planlı çalışma hem ofis çalışanlarının iş yükünü dengeler hem de öğrenci ve personel için belirsizlikleri ortadan kaldırır. Üniversitemiz, bu proaktif planlama anlayışıyla Erasmus süreçlerinde sürekliliği ve kaliteyi güvence altına alır.