Erasmus faaliyetlerinin etkili ve zamanında yürütülmesi için Uluslararası İlişkiler Ofisi, her akademik yıl başında ilgili yılın Erasmus+ iş takvimini üniversitenin akademik takvimiyle uyumlu olarak oluşturur ve tüm birimlerle paylaşır.
Takvim, yıl içindeki kilit faaliyetlerin zamanlamasını içerir: başvuru çağrılarının ilanı, öğrenci ve personel başvuru son tarihleri, seçim komisyonu toplantıları, sonuçların açıklanması ve oryantasyon eğitimleri gibi kritik tarihler açıkça belirtilir. Personel ders verme/eğitim alma hareketlilikleri, ortak kurumlarla anlaşma yenileme zamanları, konsorsiyum toplantıları ve uluslararası proje etkinlikleri de plana dâhil edilir.
Ofisin 1 Ekim 2026 – 30 Eylül 2027 dönemi iş takvimidir; durum sütunu her ay güncellenir. Ayrıntılı iş planı: İş Planı 2026–2027 (PDF) →
| Ay | Faaliyet | Sorumlu | Çıktı / Kanıt | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Ekim 2026 | Bahar 2027 öğrenci öğrenim/staj hareketliliği ilanı (TURNA) — başvuru 5–20 Ekim | Erasmus+ Kurum Koord.; K. Barlas | İlan metni, TURNA başvuru listesi | Gerçekleşti |
| Ekim 2026 | Yabancı dil sınavı (23 Ekim); sonuç (27 Ekim); itiraz (30 Ekim – 2 Kasım) | YDYO; Erasmus+ Kurum Koord. | Sınav sonuç listesi, itiraz tutanağı | Sınav yapıldı |
| Ekim 2026 | Paydaş memnuniyet anketinin uygulanması | Ofis Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | Anket formu, yanıt sayısı | Uygulanıyor |
| Ekim 2026 | İyileştirme Eylem Planı altı aylık gözden geçirme (I) | Ofis Koord. | Güncellenmiş eylem planı (25.10.2026) | Gerçekleşti |
| Kasım 2026 | Asil/yedek liste ilanı; seçilen öğrencilere bilgilendirme toplantısı ve yazılı taahhüt | Erasmus+ Kurum Koord.; K. Barlas | Asil/yedek liste, katılım listesi | Planlandı |
| Kasım 2026 | Karşı kurumlara aday gösterme (nomination); OLA hazırlığı | Bölüm Erasmus Koord.; K. Barlas | Nominasyon yazışmaları, onaylı OLA | Planlandı |
| Kasım 2026 | Ofis Yönetim Kurulu 2026/1 toplantısı; anket sonuçlarının raporlanması ve yayını | Ofis Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | YK tutanağı, anket raporu | Planlandı |
| Aralık 2026 | Vize yazıları; hibe sözleşmeleri; %80 ödeme emirleri | Erasmus+ Kurum Koord.; A. Yalçınkaya | Hibe sözleşmeleri, ödeme emirleri | Planlandı |
| Aralık 2026 | 2025 KA131 Beneficiary Module veri güncellemesi; faaliyet raporu taslağı | Erasmus+ Kurum Koord.; Ofis Koord. | BM çıktısı, rapor taslağı | Planlandı |
| Ocak 2027 | Gelen öğrenciler: Bahar 2027 aday gösterme (4–20 Ocak) ve başvuru (20 Ocak – 2 Şubat) | İkili Anlaşmalar Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | Nominasyon listesi, kabul mektupları | Planlandı |
| Ocak 2027 | 2026 Birim Faaliyet Raporu’nun sunulması ve yayını; 2027 Ulusal Ajans çağrısının izlenmesi | Ofis Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | Faaliyet raporu (PDF) | Planlandı |
| Şubat 2027 | 2027 KA131 (uygunsa KA171) proje başvurusu; Bahar hareketliliğinin başlaması | Erasmus+ Kurum Koord.; Ofis Koord. | Başvuru formu, akış takip kayıtları | Planlandı |
| Şubat–Haziran 2027 | İEP-03: Bölüm koordinatörlerine ders tanınma bilgilendirmesi; intibak akış şemasının yayını | Erasmus+ Kurum Koord.; Bölüm Erasmus Koord. | Katılım listesi, akış şeması | Planlandı |
| Mart 2027 | 2027–28 Güz giden öğrenci ve personel (STA/STT) ilanları; ikili anlaşmaların EWP’de gözden geçirilmesi | Erasmus+ Kurum Koord.; İkili Anlaşmalar Koord. | İlan metinleri, güncel anlaşma listesi | Planlandı |
| Nisan 2027 | Yabancı dil sınavı, sonuç ve itiraz; İyileştirme Eylem Planı gözden geçirme (II) | YDYO; Ofis Koord. | Sonuç listeleri, gözden geçirme tutanağı | Planlandı |
| Mayıs 2027 | Ofis Yönetim Kurulu olağan toplantısı; seçilen öğrencilere bilgilendirme ve OLA süreci | Ofis Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | YK tutanağı, OLA | Planlandı |
| 15 Mayıs – 15 Temmuz 2027 | Gelen öğrenciler: Güz 2027 aday gösterme (15 Mayıs – 15 Haziran) ve başvuru (15 Haziran – 15 Temmuz) | İkili Anlaşmalar Koord.; Erasmus+ Kurum Koord. | Nominasyon listesi, kabul mektupları | Planlandı |
| Haziran 2027 | Bahar dönüş evrakları; ders tanınma (≤ 30 gün); %20 bakiye ödemeleri | Erasmus+ Kurum Koord.; Bölüm Erasmus Koord.; A. Yalçınkaya | Tanınma kararları, ödeme emirleri | Planlandı |
| Temmuz 2027 | Güz vize yazıları, hibe sözleşmeleri, %80 ödemeler; web ve tanıtım materyallerinin güncellenmesi | Erasmus+ Kurum Koord.; A. Yalçınkaya; İkili Anlaşmalar Koord. | Hibe sözleşmeleri, güncel web sayfaları | Planlandı |
| Ağustos 2027 | 2027 KA131 hibe sözleşmesi; Beneficiary Module proje açılışı | Erasmus+ Kurum Koord.; Ofis Koord. | Hibe sözleşmesi | Planlandı |
| Eylül 2027 | Güz hareketliliğinin başlaması; gelen öğrenci/personel oryantasyonu; 2027–28 iş planının hazırlanması | Erasmus+ Kurum Koord.; K. Barlas; Ofis Koord. | Oryantasyon programı, yeni iş planı | Planlandı |
İş planları, takvimdeki tarihlerin gerçekleştirilmesi için gereken adımları ve sorumluları tanımlar. Her faaliyet üç aşamada ele alınır:
Her alt adımın tamamlanması gereken tarih belirtilir; bu düzeyde planlama faaliyetlerde aksama riskini azaltır.
Takvim ve planlar, şeffaflık ilkesiyle tüm paydaşlarla paylaşılır: fakülte/enstitülere, Erasmus bölüm koordinatörlerine ve idari birimlere resmî yazı veya e-posta ile iletilir ve web sitesinde uygun bir bölümde yayımlanır. Böylece öğrenciler başvuruların ne zaman başlayıp biteceğini, koordinatörler seçim toplantısının hangi hafta olacağını, muhasebe personeli hibe ödemelerinin hangi ayda yapılacağını önceden görüp hazırlanabilir.
İş planları dinamiktir; yıl içinde ortaya çıkabilecek beklenmedik durumlara (pandemi, yeni hibe fırsatları, vize gecikmeleri vb.) göre güncellenebilir. Ofis, planların uygulanma durumunu aylık periyotlarla gözden geçirir; planlanan tarihlerde sapma varsa sebepleri analiz edilir ve telafi edici önlemler (takvim revizyonu, ek personel desteği, hatırlatma yazıları) alınır. Böylece planlama bir kontrol ve önlem mekanizmasıyla desteklenir.
İyi tanımlanmış bir iş takvimi ve detaylı iş planları, Erasmus+ faaliyetlerinin düzgün, verimli ve hesaplı yürütülmesinin temelini oluşturur. Planlı çalışma hem ofis çalışanlarının iş yükünü dengeler hem de öğrenci ve personel için belirsizlikleri ortadan kaldırır. Üniversitemiz, bu proaktif planlama anlayışıyla Erasmus süreçlerinde sürekliliği ve kaliteyi güvence altına alır.
Son güncelleme: 25.10.2026
| Döküman İsmi | İndir |
|---|---|
|
ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ İŞ PLANI VE TAKVİMİ 2026-2027.pdf |