PUKÖ Döngüsü (PDCA)

Uluslararası ilişkiler birimimiz, Erasmus+ kapsamındaki tüm süreçlerinde Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al (PUKÖ) döngüsünü etkin bir şekilde uygulamaktadır. Bu yaklaşım, kalite yönetiminde sürekli iyileştirmeyi sağlayan temel yöntemdir. PUKÖ döngüsü sayesinde, faaliyetlerin planlama aşamasından başlayarak uygulama, izleme ve iyileştirme adımları sistematik bir biçimde yürütülür. Ortaya çıkan sorunları zamanında tespit ederek müdahale edebilmek ve birimin gelişmesi gereken yönlerini belirleyip geliştirebilmek adına PUKÖ döngüsünden yararlanılmaktadır. Sürekli iyileştirme odaklı bu yaklaşım sayesinde, birimimizin hedeflerine ulaşması kolaylaşmakta ve her döngüde yeni hedefler belirlenebilmektedir.

PUKÖ Döngüsü adımlarımız:

• Planla (Plan): Her akademik yılın başında Erasmus hareketlilik hedefleri ve faaliyetleri belirlenir. İç ve dış paydaş analizi sonuçlarına göre iyileştirme alanları tespit edilerek yol haritaları oluşturulur. Takvim, kontenjanlar, bütçe dağılımları ve performans göstergeleri gibi unsurlar bu aşamada planlanır.
• Uygula (Do): Planlanan faaliyetler hayata geçirilir. Öğrenci ve personel hareketlilikleri ilân edilen takvime uygun şekilde gerçekleştirilir; oryantasyon programları, dil hazırlıkları, anlaşmaların imzalanması gibi süreçler plana göre yürütülür. Faaliyetlerin uygulanması sırasında prosedürlere ve kalite standartlarına uyuma özen gösterilir.
• Kontrol Et (Check): Uygulanan programların sonuçları ve performansı, önceden belirlenen ölçütlere göre düzenli olarak izlenir ve değerlendirilir. Örneğin, hareketlilik sayıları hedeflerle karşılaştırılır, katılımcıların memnuniyet anketleri analiz edilir, anlaşma şartlarına uyum denetlenir. İç kontrol sistemi denetimleri, öğrenci ve personel memnuniyet anketleri sonuçları gibi araçlarla süreç performansı ölçülür ve raporlanır. Bu sayede, gerçek durum ile hedeflenen arasında bir fark varsa tespit edilir.
• Önlem Al (Act): Değerlendirme sonuçlarına göre gerekli düzeltici adımlar atılır ve başarılı uygulamalar sürdürülebilir hale getirilir. Performans hedeflerine ulaşılamayan alanlar için iyileştirme eylemleri başlatılır (örn. süreci hızlandırmak için ek destek sağlama, rehberlik hizmetlerini artırma gibi). Alınan önlemler, bir sonraki Planla aşamasına girdi teşkil ederek döngünün devamlılığı sağlanır. Bu şekilde, her turda süreçler biraz daha iyileştirilmiş olarak yeni döngüye girer.

PUKÖ döngüsü, Erasmus ofisimizin günlük faaliyetlerine entegre edilmiştir ve kalite kültürümüzün temelini oluşturmaktadır. Bu sistematik yaklaşım sayesinde, Erasmus+ uygulamalarımızda proaktif bir yönetim sergileyerek hem paydaş memnuniyetini yüksek tutuyor hem de hesap verebilirliği sağlıyoruz. Sürekli iyileştirme prensibiyle hareket etmek, birimimizin ulusal ve uluslararası standartlara uyumunu da kolaylaştırmakta ve üniversitemizin genel kalite güvencesi hedeflerine katkı sunmaktadır.