Bu bölüm, Erasmus+ hareketlilik süreçlerinde kullanılan kabul yazıları ve resmî belgeler hakkında bilgi sunar. Kabul ve resmî yazılar; başvuru, vize, kurum içi görevlendirme, seyahat planlaması, hibe süreçleri ve hareketlilik kapanışı gibi aşamalarda ihtiyaç duyulan temel dokümanlardır. Bu sayfada, süreçlere göre hangi belgenin ne zaman gerektiği ve ilgili şablonlara nasıl erişileceği yer almaktadır.
Kabul Mektubu (Acceptance Letter)
Kabul mektubu, hareketlilik için ev sahibi kurum tarafından düzenlenen ve katılımcının ilgili dönemde kabul edildiğini gösteren resmî belgedir. Öğrenci hareketliliklerinde çoğunlukla başvuru/kayıt süreçleri ve vize işlemlerinde; personel hareketliliklerinde ise görevlendirme ve seyahat işlemlerinde kullanılır. Kabul mektuplarında katılımcının adı-soyadı, kurum bilgileri, hareketlilik türü, dönem/tarih aralığı ve imza/onay bilgileri yer alır.
Davet Mektubu (Letter of Invitation)
Davet mektubu, özellikle personel hareketliliklerinde veya belirli vize/oturum süreçlerinde talep edilebilen bir belgedir. Davet mektubunda hareketliliğin amacı (ders verme/eğitim alma), planlanan tarih aralığı ve faaliyet içeriği yer alır. Bazı durumlarda ev sahibi kurum “kabul” yerine “davet” formatında belge düzenleyebilir.
Adaylık (Nomination) ve Başvuru Yazışmaları
Gelen ve giden hareketliliklerde adaylık süreçleri, kurumlar arası resmî yazışmalarla yürütülür. Adaylık e-postaları; katılımcı bilgileri, bölüm/alan, dönem, iletişim bilgileri ve gerekli evrak listesi gibi unsurları içerir. Başvuru sürecinde eksik belge bildirimleri ve başvuru onayları da yine resmî yazışmalarla tamamlanır.
Katılım Belgesi (Certificate/Confirmation of Attendance)
Katılım belgesi, hareketlilik süresini ve katılımın gerçekleştiğini gösteren temel kapanış belgesidir. Bu belge, hibe nihai hesaplaması ve hareketlilik kapanış işlemleri açısından zorunlu belgeler arasında yer alır. Belge üzerinde hareketlilik başlangıç ve bitiş tarihleri ile ev sahibi kurum onayı bulunur.
Transkript ve Akademik Belgeler (Öğrenciler için)
Öğrenci hareketliliklerinde ev sahibi kurum tarafından düzenlenen “Transcript of Records” belgesi, alınan dersleri ve başarı durumunu gösterir. Bu belge, ders tanınma işlemleri ve kapanış süreçlerinde esas alınır. Akademik tanınma işlemleri, onaylı öğrenim anlaşması (OLA) ile transkript arasındaki uyuma göre yürütülür.
Personel Faaliyet Belgesi ve Raporlama (Personel için)
Personel hareketliliklerinde faaliyet gerçekleşmesini kanıtlayan belgeler ve raporlama çıktıları kapanış sürecinin temel parçalarıdır. Ders verme hareketliliklerinde ders programı/aktivite planı; eğitim alma hareketliliklerinde ise eğitim içeriğini gösteren belge veya katılım kanıtı talep edilebilir.
Şablonlar ve Resmî Formatlar
Bu bölüm altında, Erasmus+ süreçlerinde kullanılan standart belge şablonları yer alır. Şablonlar; başvuru sonrası süreçleri hızlandırmak, belge formatını standartlaştırmak ve kurumlar arası iletişimi kolaylaştırmak amacıyla hazırlanmıştır.
Şablonlar: (Yakında buraya eklenecektir)