Erasmus+ öğrenim hareketliliğinde başvurudan kapanışa kadar elinize geçecek resmî yazılar: hangi belgeyi kim düzenler, ne zaman gelir ve nerede kullanılır. Bu yazıların çoğu ev sahibi kurum tarafından üretilir; Ofisimiz süreci takip eder ve gerektiğinde sizin adınıza yazışır.
Belgeler hareketlilik takviminde şu sırayla gelir. Her kartta belgeyi kimin düzenlediği ve nerede kullanacağınız yazıyor.
Ofisimiz, sizi resmî olarak ev sahibi kuruma aday gösterir: ad-soyad, bölüm, kademe, dönem ve iletişim bilgileriniz karşı kuruma iletilir. Bu e-posta olmadan karşı kurum başvurunuzu açmaz.
Ofis gönderir; sizden kopyasını isteyin ve saklayın. Karşı kurumun size gönderdiği başvuru bağlantısı ve son tarih genellikle bu e-postanın yanıtında gelir.
Ev sahibi kurumun sizi ilgili dönem için kabul ettiğini gösteren imzalı/kaşeli resmî belge. Üzerinde ad-soyad, kurum bilgileri, hareketlilik türü, dönem ve tarih aralığı bulunur.
Tarih aralığını OLA ve hibe sözleşmesindeki tarihlerle karşılaştırın; uyuşmazlık varsa hemen Ofis’e bildirin. Vize için ıslak imzalı asıl nüsha gerekebilir — konsolosluğun şartını önceden öğrenin.
Bazı konsolosluklar kabul mektubu yerine ya da ek olarak “davet” formatında belge ister. İçeriği kabul mektubuna benzer; ek olarak konaklama ve sigorta bilgisi içerebilir.
Kabul mektubunuz varsa çoğu konsolosluk için yeterlidir; davet mektubu yalnızca konsolosluk açıkça isterse talep edin. Talebi Ofis üzerinden yapmak süreci hızlandırır.
Hareketliliğin fiilen gerçekleştiğini ve tam tarih aralığını gösteren kapanış belgesidir. Hibenin kalan %20’sinin hesaplanmasında esas alınır.
Ayrılmadan önce ev sahibi kurumun Erasmus ofisinden imzalatın; sonradan posta ile almak haftalar sürer. Bitiş tarihi, ülkeden ayrıldığınız tarihten sonra olamaz.
Karşı kurumda aldığınız dersleri, ECTS kredilerini ve notlarınızı gösteren resmî belge. Ders tanınmasının tek dayanağıdır.
Transkriptteki derslerin OLA’nın son onaylı hâliyle birebir örtüştüğünü kontrol edin. Eksik ders ya da farklı kod varsa tanınma gecikir; Ofis’e ve bölüm koordinatörünüze aynı anda yazın.
Bu yazılar talep üzerine Ofis tarafından hazırlanır; e-posta ile başvurmanız yeterlidir.
Vize başvurusu, konsolosluk ve gerektiğinde banka/yurt işlemleri için; hibe tutarı ve dönem bilgisini içerir.
Hareketlilik döneminde K7AÜ’de kayıtlı ancak yurt dışında olduğunuzun bölümünüze ve Öğrenci İşleri’ne bildirilmesi.
Kabul mektubu, katılım belgesi veya transkript geciktiğinde Ofis sizin adınıza resmî yazışma yapar.
Karşı kurumun başvuru sisteminde eksik belge olup olmadığını kontrol edin; ardından Ofis’e yazın, ilgili kurumla biz iletişime geçelim. Vize randevusu yaklaşıyorsa bunu belirtin.
Düzeltme talebini hemen yapın: yanlış tarih hibe sözleşmesine, OLA’ya ve vize süresine yansır.
Bitiş tarihi kapanış hesabını belirler; belgeyi ülkeden ayrılmadan düzelttirin. Yurda döndükten sonra düzeltme e-posta yoluyla mümkündür ama uzun sürer.
Ev sahibi kurumun uluslararası ofisine hatırlatma yazın ve Ofis’i bilgilendirin; gerekirse Ofis resmî yazı gönderir. Bu sürede F03 tanınma işlemi başlatılamaz.
Personel hareketliliği (STA/STT) için kabul, davet ve faaliyet belgeleri Personel Hareketliliği sayfalarında açıklanmaktadır.
Yazı talepleri ve gecikmeler için: erasmus@kilis.edu.tr · dahili 1381
Kilis 7 Aralık Üniversitesi · Erasmus+ Ofisi