Kilis 7 Aralık Üniversitesi, Erasmus+ faaliyetlerinin yürütülmesinde raporlama ve şeffaflık ilkelerine büyük önem vermektedir. Bu kapsamda, gerçekleştirilen tüm uluslararası hareketlilik faaliyetleri ve kalite güvencesi çalışmaları düzenli olarak belgelendirilir ve ilgili paydaşlarla paylaşılır. Şeffaf bir yönetim anlayışıyla, başarılarımızı ve geliştirmemiz gereken yönleri açık bir şekilde ortaya koymayı ve paydaşlarımızın denetimine sunmayı kurumsal bir sorumluluk kabul ediyoruz.
Her akademik yıl sonunda Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından Erasmus Faaliyet Raporu hazırlanır. Bu raporda o yıl içerisinde gerçekleştirilen öğrenci ve personel hareketliliklerinin sayıları, gidilen/gelen ülkeler ve kurumlar, kullanılan hibe miktarları, anlaşma sayıları gibi istatistiksel veriler detaylı bir şekilde yer alır. Bunun yanı sıra, yıl boyunca uygulanan kalite faaliyetleri (memnuniyet anketleri, iyileştirme adımları, vb.) özetlenir ve sonuçları değerlendirilir. Faaliyet raporu, üniversite üst yönetimiyle ve Erasmus+ kurum koordinatörlüğüyle paylaşılır; ayrıca özet bilgiler üniversitemizin web sitesinde kamuoyuna açık olarak sunulur. Bu sayede, üniversitemizin Erasmus kapsamındaki performansı tüm paydaşlar tarafından izlenebilir hale gelir.
Şeffaflık ilkesi gereği, önemli kararlar ve uygulama sonuçları da paydaşlarla paylaşılır. Örneğin, Erasmus öğrenci seçim sonuçları ve yedek liste ilanları, değerlendirmenin adil olduğunun görülmesi için herkesin erişimine açık şekilde yayınlanır. Kalite komisyonu toplantılarında alınan kararlar ve iyileştirme önerileri, ilgili birimlere resmi yazılarla bildirilir ve kritik konular web sitemizde “Duyurular” veya ilgili kalite sayfalarında özetlenebilir. Bu uygulama, paydaşların kurum içi iyileştirme süreçlerinden haberdar olmasını sağlar ve geri bildirim döngüsünü kapatır.
Üniversitemiz, Erasmus+ kapsamındaki tüm verileri mümkün olan en anlaşılır biçimde sunmaya çalışır. Raporlama sırasında tablolar, grafikler ve infografikler kullanılarak verilerin görsel olarak takibi kolaylaştırılır. Örneğin, yıllara göre artan hareketlilik sayıları veya öğrenci memnuniyet oranları grafiklerle gösterilerek eğilimler net bir şekilde ortaya konur. Ayrıca, başarı hikâyeleri veya iyi uygulama örnekleri raporlara eklenerek sayısal verilerin arkasındaki etki ortaya konmaktadır (örn. Erasmus sayesinde uluslararası bir proje gelişimi, mezunların istihdam başarısı gibi).
Dış paydaşlara ve denetim mercilerine karşı hesap verebilirlik de raporlama kültürümüzün önemli bir parçasıdır. Türkiye Ulusal Ajansı ve Avrupa Komisyonu gibi kuruluşlara, Erasmus projelerimizle ilgili istenen tüm ara raporlar ve final raporları zamanında ve eksiksiz olarak sunulmaktadır. Kurumumuz, bu raporlarda da gerçekçi veriler ve öz değerlendirme ile şeffaf bir tutum sergiler. ECHE kapsamında yapılan izleme değerlendirmelerinde ve YÖKAK gibi ulusal kalite süreçlerinde, Erasmus alanındaki uygulamalarımızla ilgili göstergeler ve kanıtlar hazır bulundurulur.
Sonuç olarak, raporlama ve şeffaflık konusundaki kararlılığımız, üniversitemizin Erasmus programını yürütürken hesap verebilir ve güvenilir bir profil çizmesini sağlar. Öğrencilerimiz, personelimiz ve işbirliği ortaklarımız, sağlanan bilgilerin doğruluğundan ve kurumumuzun kendini geliştirme iradesinden emin olmaktadır. Bu da Erasmus süreçlerimize duyulan güveni ve katılım motivasyonunu artıran önemli bir faktördür.