Gelen Öğrenci Rehberi
Bu rehber, Kilis 7 Aralık Üniversitesi’ne Erasmus+ kapsamında gelen öğrenciler için başvurudan dönüşe kadar tüm süreci adım adım açıklar. Her aşamada “ne yapmalıyım, hangi belge gerekir, ne zaman yapmalıyım?” sorularına pratik yanıt verir.
A) GELMEDEN ÖNCE (Pre-Arrival)
1) Adaylık / Başvuru Takvimi
2025 Akademik Yılı
- Güz Dönemi
- Adaylık Başvurusu: 1–17 Eylül 2025
- Kayıt: 17 Eylül–1 Ekim 2025
- Bahar Dönemi
- Adaylık Başvurusu: 4–20 Ocak 2026
- Kayıt: 20 Ocak–2 Şubat 2026
Not: Adaylık süreçlerinde gönderici üniversitenizin (home institution) takvimi ve nomination adımları dikkate alınmalıdır.
2) Kabul Belgelerinizi Hazırlayın
Genellikle ihtiyaç duyulanlar:
- Pasaport (geçerlilik süresi kontrol)
- Kabul mektubu
- Sağlık sigortası (Türkiye’de geçerli)
- Varsa vize/e-vize belgeleri
- Biyometrik fotoğraf (yanınızda bulundurmanız önerilir)
3) Ders Planı: Bologna + OLA Hazırlığı
4) Konaklama Planı Yapın
Seçenekler:
- KYK yurtları (aylık yaklaşık 1.200 TL)
- Özel yurtlar
- Kiralık stüdyo / daire (ortalama 5.000 TL/ay’dan başlayan kira düzeyi)
Öneri: İlk hafta için geçici konaklama planı yapmak, şehirde alternatifleri görerek karar vermenizi kolaylaştırır.
5) Yolculuk ve Varış Planı
- Kilis, Gaziantep Havalimanı’na yaklaşık 35 dakika mesafededir.
- Varış gününüzü ve saatini ofisle paylaşmanız, yönlendirme açısından faydalıdır.
B) VARIŞTA İLK 72 SAAT (Arrival – First 72 Hours)
1) Ofise Bildirim ve Karşılama
- Ofise varış bilginizi iletin.
- Oryantasyon programı ve kayıt adımları hakkında bilgilendirme alın.
2) Konaklamayı Netleştirin
- Yurt/ev giriş işlemleri
- Adres bilgilerinizi not edin (ikamet süreçleri için önemli olabilir)
3) Temel İhtiyaçlar
- Sim kart / iletişim
- Market–eczane–banka/ATM gibi temel noktalar
- Kampüs içi ulaşım ve yaşam düzeni
C) İLK HAFTA (First Week Essentials)
1) Akademik Kayıt ve Ders İşlemleri
- Ders kayıt ve ekle-bırak tarihlerini kontrol edin.
- Akademik danışmanınızla görüşerek derslerinizi kesinleştirin.
2) OLA (Online Learning Agreement) Süreci
- Ders seçimleri EWP/OLA üzerinden tamamlanır.
- Değişiklik gerekiyorsa “During the Mobility” adımıyla güncelleme yapılır.
- Onay akışı: Öğrenci → Gönderen Üniversite → Kabul Eden Üniversite
3) Buddy System
- Buddy’nizle buluşun.
- Kampüs ve şehir uyumunu hızlandırın.
D) VİZE & OTURUM (Visa & Residence)
- Uyruğunuza göre vize/vize muafiyeti değişebilir.
- Türkiye’de kalış süreniz 90 günü aşacaksa ikamet izni gerekliliğini değerlendiriniz.
- Başvuru süreci genellikle online başlatılır ve dosya teslimi yapılır.
Önemli: Süreçler dönemsel ve il bazlı uygulamalara göre değişebildiğinden, ofis yönlendirmelerini takip ediniz.
E) DÖNEM BOYUNCA (During the Semester)
1) Akademik Süreç ve Devam
- Derslere devam ve sınavlara katılım sorumluluğu öğrencidedir.
- Değerlendirme yöntemleri ders bazında değişebilir (vize, final, ödev vb.).
2) Uyum ve Destek
- Sorun yaşarsanız önce buddy’nizden pratik destek alabilir, resmî konularda ofise başvurabilirsiniz.
- Sağlık, güvenlik ve acil durumlarda ilgili resmî birimlere başvurun (112 vb.).
F) DÖNEM SONU ve DÖNÜŞ (End of Mobility)
1) OLA’nın Kapanışı ve Evraklar
- Dersler tamamlandıktan sonra gerekli belgeler hazırlanır.
- Home university’nin istediği belgeleri (katılım belgesi vb.) ofisten talep edebilirsiniz.
2) Transkript ve Akademik Tanınma
- Transkript hazırlığı ve paylaşımı süreçleri üniversite prosedürlerine göre yürütülür.
- Akademik tanınma süreci gönderici üniversitenizin prosedürlerine göre tamamlanır.
3) Konaklama Çıkışı ve Adres İşlemleri
- Yurt/ev çıkış işlemlerini zamanında yapın.
- Varsa ikamet kartınızla ilgili kapanış/ayrılış planlamasını ofis yönlendirmesiyle yapın.
G) Hızlı Kontrol Listesi (Quick Checklist)
Gelmeden önce
- Pasaport geçerlilik kontrolü
- Kabul belgesi ve sigorta
- Bologna’dan ders inceleme
- OLA taslağı
- Konaklama planı
- Varış bilgisini paylaşma
Varış sonrası
- Oryantasyona katılım
- Ders kaydı / ekle-bırak
- OLA onayları
- Konaklama kesinleşmesi
- 90 gün üstü kalış varsa ikamet planı
