İyileştirme Eylem Planları

Kalite güvence sistemimizin önemli bir parçası olarak, Erasmus programı uygulamalarında tespit edilen geliştirmeye açık alanlar için düzenli olarak iyileştirme eylem planları hazırlanmaktadır. Bu planlar, memnuniyet anketi sonuçları, iç değerlendirme raporları, komisyon geri bildirimleri ve diğer performans göstergeleri ışığında oluşturulur. Her eylem planı, belirli bir sorunu ya da iyileştirme konusunu hedef alır ve bu konuda atılacak somut adımları tanımlar.

Eylem planlarımızda her bir iyileştirme adımı için açık hedefler, sorumlu kişiler, zaman çizelgesi ve başarı kriterleri belirtilir. Örneğin, anketlerden “giden öğrencilerin dil hazırlık sürecinde zorluk yaşadığı” sonucu çıktıysa, eylem planında “dil desteğinin artırılması” başlığı altında şu adımlar yer alabilir: ilgili dil merkezinin harekete geçirilmesi, çevrimiçi dil araçlarının tanıtılması, giden öğrencilere yönelik yoğunlaştırılmış dil kursu açılması. Bu adımların her biri için kim tarafından ne zaman gerçekleştirileceği ve başarının nasıl ölçüleceği (ör. katılım oranı, dil yeterlik sınav sonuçları) planlanır.

İyileştirme eylem planlarına birkaç somut örnek aşağıda sıralanmıştır:

• Başvuru Süreçlerinin İyileştirilmesi: Erasmus öğrenci başvuru portalının kullanıcı dostu hale getirilmesi, gerekli belgelerin çevrimiçi yüklenebilmesi için sistem geliştirmesi yapılması. Başvuru kılavuzlarının sadeleştirilerek web sitesinde yayınlanması.
• Oryantasyon ve Hazırlık: Hareketlilik öncesi oryantasyon programlarının kapsamının genişletilmesi ve her yarıyıl düzenli olarak yapılması. Giden öğrenciler için kültürel uyum, akademik danışmanlık ve bürokratik işlemler konularını içeren atölye çalışmaları planlanması.
• Akademik Tanınma Süreci: Dönen öğrenciler için AKTS kredi denklik işlemlerinin hızlandırılması amacıyla fakülte koordinatörlerine yönelik ek bilgilendirme toplantıları yapılması. Ders saydırma prosedürlerinin net bir akış şemasıyla web sitesinde ilan edilmesi.
• Kapsayıcılık ve Destek: Engelli veya dezavantajlı durumda olan Erasmus katılımcıları için ek maddi ve rehberlik desteği sağlanması. Bu öğrencilerle hareketlilik öncesi birebir görüşmeler yapılarak ihtiyaçlarının belirlenmesi ve ev sahibi kurumlarla önceden iletişime geçilmesi.
• Personel Hareketliliği Geri Bildirimi: Erasmus personel ders verme/eğitim alma hareketliliğinden dönen personelin deneyimlerini paylaşabileceği toplantılar organize edilmesi. Bu toplantılardan çıkan önerilerin sonraki hareketlilik planlamalarına dahil edilmesi.

Hazırlanan her eylem planı, ilgili Erasmus+ komisyonu veya Kalite Komisyonu tarafından onaylanır ve uygulamaya konur. İyileştirme adımlarının uygulama durumu periyodik olarak (örneğin her altı ayda bir) gözden geçirilir. Sorumlu birimler, kendilerine atanan görevlerin ilerleme raporlarını sunar; böylece planlanan iyileştirmelerin hayata geçip geçmediği takip edilir. Tamamlanan eylemlerin etkisi, belirlenen performans göstergeleriyle ölçülür (örneğin, yapılan bir değişiklik sonrasında memnuniyet anketinde ilgili soruya verilen puanların artıp artmadığı kontrol edilir).

Bu kanıt temelli iyileştirme yaklaşımı, kalite güvencesi sistemimizin dinamik kalmasını sağlar. Her bir geri bildirim veya tespit, somut bir iyileştirme faaliyetine dönüştürülerek kurumsal öğrenme teşvik edilir. Sonuç olarak, Erasmus programımızdaki süreçler yıldan yıla veriye dayalı olarak geliştirildiği için, hem katılımcı deneyimi hem de genel performans sürekli artış göstermektedir.