Kilis 7 Aralık Üniversitesi Online Learning Agreement (OLA) Kullanım Kılavuzu (Giden Öğrenciler için – Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği)

1) OLA nedir ve neden önemlidir?

OLA (Online Learning Agreement), Erasmus+ kapsamında yurt dışında alacağınız derslerin resmî olarak onaylandığıdijital öğrenim anlaşmasıdır. OLA olmadan derslerinizin tanınması ve akademik işlemleriniz gecikebilir.

OLA üç tarafın onayıyla tamamlanır:

1. Öğrenci
1. Gönderen Kurum (Kilis 7 Aralık Üniversitesi)
2. Ev Sahibi Kurum (Gideceğiniz Üniversite)

 

2) OLA’ya başlamadan önce hazırlık (10 dakikada hazır ol)

OLA’yı doldurmadan önce şunları hazırlayın:

Gerekli bilgiler

• Gideceğiniz üniversitenin adı ve bölüm/alan bilgisi
• Erasmus+ döneminiz (Güz/Bahar) ve tarih aralığı
• Ders kataloğu bağlantısı (ev sahibi kurumun Bologna / course catalogue sayfası)

Ders listesi

• Ev sahibi kurumdan almak istediğiniz dersler (ders kodu + ders adı + AKTS/ECTS)
• Kilis 7 Aralık Üniversitesi’nde karşılık gelecek dersler (uyum/tanınma planı)

Öneri

• 1–2 adet yedek ders belirleyin (kapanan ders, çakışma vb. durumlar için).

 

3) OLA’ya giriş ve hesap

OLA sistemi EWP üzerinden çalışır.

• Erasmus Ofisinizin duyurduğu OLA bağlantısından giriş yapın.
• Girişte genellikle kurum e-posta adresiyle kimlik doğrulama yapılır (sistem tipine göre değişebilir).

Not: Girişte sorun yaşarsanız ekran görüntüsü alarak Erasmus Ofisi ile paylaşın (hata mesajı çok yardımcı olur).

 

4) OLA Doldurma Adımları

A) “Before the Mobility” (Hareketlilik Öncesi) – Ana bölüm

Bu bölüm, hareketlilik başlamadan önce onaylanması gereken esas kısımdır.

Adım 1 — Kişisel ve hareketlilik bilgilerini kontrol et

• Ad–soyad, e-posta, öğrenci bilgileri
• Ev sahibi kurum ve dönem bilgileri
• Tarih aralığı (başlangıç/bitiş)

✅ Kontrol: Tarihleriniz davet/kabul belgenizle uyumlu olsun.

 

Adım 2 — Dersleri ekle (Table A: Receiving Institution)

Burada ev sahibi kurumda alacağınız dersleri girersiniz.

Her ders için:

• Course code (Ders Kodu)
• Course title (Ders Adı)
• ECTS (AKTS)
• (Varsa) dersin dili, seviyesi veya notlar

✅ Altın kural: Kodu ve adı, ev sahibi kurum kataloğundakiyle birebir aynı yazın.

 

Adım 3 — Kilis’te tanınacak dersleri yaz (Table B: Sending Institution)

Bu bölüm, dönüşte sizden hangi derslerin tanınacağını gösterir.

Her ders için:

• Kilis 7 Aralık Üniversitesi ders kodu ve adı
• AKTS
• Not: “Erasmus kapsamında tanınacaktır” gibi kısa açıklama (gerekirse)

✅ Önemli: “Table A” ile “Table B” toplam AKTS’leri mümkün olduğunca dengeli olmalı (genelde dönem başına 30 AKTS hedeflenir; bölümünüzün kuralı geçerlidir).

 

Adım 4 — Toplam AKTS kontrolü

• Table A toplamı (ev sahibi kurum)
• Table B toplamı (Kilis 7 Aralık)

✅ Tavsiye: Dönem için hedef yaklaşık 30 AKTS olacak şekilde planlayın (bölümünüzün onayı esastır).

 

Adım 5 — Onaya gönder (Approve / Submit)

Sistem akışı genellikle şöyledir:

1. Student approval (Öğrenci onayı)
2. Sending institution approval (Kilis 7 Aralık Üniversitesi onayı)
3. Receiving institution approval (Ev sahibi kurum onayı)

✅ Onaya göndermeden önce son kontrol listesi

• Ders kodları ve adları doğru mu?
• AKTS değerleri doğru mu?
• Çakışan ders var mı?
• Yedek planın var mı?

 

B) “During the Mobility” (Hareketlilik Sırasında) – Ders değişikliği

Yurt dışına gittiğinizde bazı dersler kapanabilir, saatler çakışabilir veya içerik değişebilir. Bu durumda ders değişikliğiOLA üzerinden yapılır.

Ne zaman değişiklik yapmalıyım?

• Genellikle ilk 2–4 hafta içinde (ev sahibi kurumun add/drop takvimine göre)

Nasıl yapılır?

1. OLA’da “During the Mobility” bölümünü açın
1. Çıkardığınız dersi (removed) ve eklediğiniz dersi (added) girin
2. Gerekçeyi kısa yazın (örn. “Course cancelled” / “Schedule conflict”)
3. Tekrar onaya gönderin (öğrenci → gönderen → ev sahibi)

✅ Kural: Değişiklik dersini ekleyip onaylatmadan “kesin ders” saymayın.

 

C) “After the Mobility” (Hareketlilik Sonrası) – Tanınma ve kapanış

Hareketlilik bitince:

• Ev sahibi kurum Transcript of Records (Not Dökümü) yayınlar/verir.
• Kilis 7 Aralık Üniversitesi’nde ders tanınması, Transcript + OLA uyumuna göre yapılır.

✅ Yapmanız gerekenler

• Transcript belgesini alın ve ofis/bölüm prosedürüne göre teslim edin
• OLA’nızın “final” hâlinin onaylı olduğundan emin olun
• Eksik/uyuşmazlık varsa hızlıca ofise bildirin

 

5) En sık karşılaşılan sorunlar ve hızlı çözümler

1) Ev sahibi kurum ders kodu/kataloğu değişmiş

• Katalogda görünen güncel kod/isimle girin
• Eski listeye göre yazmayın

2) Onay uzun sürüyor

• OLA “Status” (durum) ekranından bekleyen tarafı kontrol edin
• Nazik bir hatırlatma e-postası atın (ofis şablon sağlayabilir)

3) Ders adı/AKTS yanlış girilmiş

• Onaydan önce düzeltilir
• Onaylandıysa: “During the Mobility” ile düzeltme gerektirebilir (ofise danışın)

4) Toplam AKTS düşük kaldı

• Ek ders/alternatif ders seçin
• Bölüm koordinatörüyle uyumu kontrol edin

5) Sisteme giriş yapamıyorum / hata veriyor

• Hata ekran görüntüsü + tarih/saat ile ofise yazın
• Tarayıcı değiştirin (Chrome/Firefox deneyin), çerezleri temizleyin

 

6) Öğrenci için kısa “OLA kontrol listesi”

OLA’yı göndermeden önce:

•  Ders kodu ve adı ev sahibi katalogla aynı
•  AKTS doğru
•  Table A & B dengeli
•  1–2 yedek ders belirledim
•  Bölüm/koordinatör onayıyla uyumlu
•  OLA statüsünü takip edeceğim

 

7) Destek ve iletişim

OLA sürecinde sorun yaşarsanız:

• Önce bu kılavuzdaki “Sorunlar ve çözümler” kısmını kontrol edin.
• Devam ederse, Erasmus Ofisine kısa açıklama + ekran görüntüsü ile yazın.